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提案準備「2個選項」
清楚了解「目的」再行動
「一張資料」只傳達「一個訊息」
「請給我1分鐘時間」的前置效果

譯 者 作 品

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類別: 心理‧勵志‧占星>心理勵志
叢書系列:觀成長
作者:松尾昭仁
譯者:林美琪
出版社:時報文化
出版日期:2016年03月18日
定價:260 元
售價:205 元(約79折)
開本:25開/平裝/216頁
ISBN:9789571365527

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提案準備「2個選項」清楚了解「目的」再行動「一張資料」只傳達「一個訊息」「請給我1分鐘時間」的前置效果



  「一張資料」只傳達「一個訊息」

不管是開會、向客戶簡報或向上司提案,工作上不少場合都是必須爭取對方的認同。但對方並不會如我們所願地仔細聆聽,也不會認真閱讀資料。若要對方聆聽和閱讀,你必須自己多下一點工夫。

那麼,進行提案時,可以下怎樣的工夫呢?

提案時,一般都是用PowerPoint製作簡報資料。此時,如果你看了自己製作的資料,自信十足地認為:「我想表達的內容全都寫在這裡了!」那麼這份資料是失敗的。

為什麼呢?因為發言的人把內容寫得越詳盡,對方就越不想聽、不想看。他們會認為:
「現在不聽也沒關係,之後再看資料就行了。」

資料準備得越周到詳盡,反而越會削減對方想聽的欲望。而且,如果資料上都寫得清清楚楚了,實際的提案會變成什麼狀況?請試想一下。

把資料內容全都讀過一遍就完了。不僅對發言的人,對聽眾也一樣,「與其聽,不如讀資料」,那場提案就變得窮極無聊。

那麼,你製作資料所花費的時間可說是完全浪費掉了。不然,該怎麼做呢?資料上只寫出能引起對方興趣的內容即可。使用PowerPoint製作簡報時,基本上一張簡報只放一個訊息。

一張簡報所給予的思考時間,以一分鐘為鐵則。

內容最好是能讓人產生意外的連想,也不妨放進可以佐證說法的圖表。當然,重要的關鍵字一定要寫上去,可能的話,能寫出令人印象深刻的標語則效果更佳。

與其用「以目標客群女高中生為主的意向分析」這個標題,然後羅列分析結果於後,不如直接給一個簡明的訊息,例如:

「女高中生竟然邁向歐吉桑化!」這樣更能引人注目吧。

換句話說,提案的要訣是先用資料引發興趣,再以口頭說明詳細內容。

這樣一來,就必須分開準備說明的資料以及給對方閱讀的資料。或許多費了一番工夫,但所花的時間不會浪費,絕對值回票價。

順帶一提,我在講座上並不會積極準備資料,真的很重要的關鍵字才會寫在白板上。在講解時不太使用白板的人,一旦開始寫白板,聽者就會認為「這肯定是非常重要的訊息」。

提案資料也一樣。如果寫得鉅細靡遺,重點反而容易模糊。為避免無法聚焦,應該只將真正重要的關鍵點彙整出來,給對方一份簡潔又容易理解的資料。