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【前言──說服,是商業資料最大的目的】
【section 18 我的筆記、草稿、編輯例子】

作 者 作 品

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行銷企管

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外商顧問超強資料製作術:BCG╳麥肯錫的12種圖形架構,學會就能說服任何人!(DHD0256)
GAISHIKEI CONSUL(TANT) NO SHIRYO SAKUSEI-JUTSU

類別: 行銷‧趨勢‧理財>行銷企管
叢書系列:BIG系列
作者:森秀明
譯者:連宜萍
出版社:時報文化
出版日期:2015年06月26日
定價:280 元
售價:221 元(約79折)
開本:25開/平裝/168頁
ISBN:9789571363066

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【前言──說服,是商業資料最大的目的】【section 18 我的筆記、草稿、編輯例子】



  【section 18 我的筆記、草稿、編輯例子】

●空閒時在咖啡廳做筆記

接下來介紹完成資料的程序。撰寫資料時,應該按照筆記、草稿、編輯的程序進行。在準備向客戶簡報的資料之前,必須先經過「筆記」和「草稿」的階段。

chart 53、chart 54,以及第1章的chart 1各自代表筆記、草稿和編輯的例子。透過這幾張圖可以明白我是如何一步一步完成本書的核心概念──「資料製作藍圖」。

chart 53是我在2013年1月,在咖啡廳裡喝咖啡時,隨手拿起夾在書裡的書籤寫下的筆記。我當時正在思考該如何向說明提案書、報告書和企畫書的寫法,想到可以從Why、How、What這3點切入,就隨手寫了下來。

Why表示目的,「為什麼要做這份資料?」 How是探討資料的寫法和形式,「如何寫這份資料?」 What為內容相關的問題,「應該在資料中加入什麼?」 我認為只要有這3個要素,就能夠向客戶說明商業資料的製作方法。

當時還沒有具體的內容,我只是將腦中浮現的想法記下來而已。筆記就是像這樣,在輕鬆的氛圍中,不疾不徐地記下腦中所想的事情,或是畫出腦中浮現的想像。

●隨手在紙上寫草稿

chart 54是我在2013年3月左右寫下的草稿,在這個階段還是手寫,不需要用到電腦。自己一個人或少數幾個人時,可以拿起筆在紙上寫草稿,人數比較多時通常就需要用到白板。

在這個階段我突然想到「資料製作藍圖」這個名詞,並將這套資料製作術分為4個主要部分:溝通、視覺、邏輯、產出。思考這4者的關係,以函數表示就是:

產出=f(溝通、視覺、邏輯)

在筆記階段,我從Why、How、What這3點切入;到了草稿階段,這3點就發展成溝通、視覺、邏輯這3個要件,結合這3個要件,自然而然就可以完成商業資料。

這樣內容就一步一步地具體成形了。

在溝通方面,為了讓客戶了解資料的內容,對話非常重要。在對話的過程中,我們可以了解客戶的需求,客戶也可以更改他們的期待。透過這樣一而再再而三的對話,我們會越來越清楚該如何完成資料。

在視覺方面,我思考一份好的商業資料有什麼樣的架構和形式。記住這些架構,套用形式,就可以快速、有效地完成資料。

在邏輯方面,我想到evidence、claim和warrant這3個關鍵字,意思就是證據、主張、證明。

我和編輯團隊一邊討論,一邊完成這張「資料製作藍圖」的草稿。當然,這張草稿並非一次就完成,而是經過多次的討論、修改,才確定下來。我手中還留著5張當時一邊討論一邊寫的草稿呢。

●電腦的正式編輯留待最後

第1章chart 1的「資料製作藍圖」,就是正式編輯的例子,由「視覺」、「邏輯」、「產出」、「溝通」4個步驟組成。

在草稿的階段,產出的部分還只是寫著「Output= f(Why、How、What)」,組合筆記的內容而已;但是到了編輯的階段,就明確記載了筆記、草稿、編輯3道產出程序,說明完成資料的步驟。此外,在視覺的部分也提出了12種類型;在邏輯的部分,則以圖示說明證據、主張和證明之間的關係;在溝通的部分,則聚焦在與顧客產生共識,也表現出時間的經過。

電腦的正式編輯留到最後才做,我大約是在2013年9月才開始用電腦的文書處理軟體完成這份「資料製作全覽」。然而,在正式編輯之前,還經過手寫的筆記、草稿等步驟。在撰寫商業資料時,也必須經過這3道程序,一步一步完成資料。


section 19 決定製作資料時,就先做好資料的雛形

●先做好空白檔案

當你決定要製作提案書、報告書或企畫書時,就先做好資料的雛形。舉例來說,當你要用文書處理軟體製作向客戶說明的提案書時,先想像這份資料完成時的外觀,也就是用電腦文書處理軟體編輯好的資料。

接下來就打開電腦,開啟文書處理軟體的資料樣本檔案。在第2章末的專欄和chart 30、chart 31已經說明過資料封面和內文的樣本。

這時還不需要推敲提案書的內容,這階段可能都還不知道內容的細節。但是決定要製作一份資料時,通常封面的內容已經確定,因此封面可以先做好。在封面寫上客戶公司名稱、資料標題(例如:關於○○的提案書)、提案書提交的年月日。而公司、部門名稱和著作權,應該早已固定在資料樣本檔案裡。提案書的標題之後還可以修改,先寫暫定的標題名稱即可。

接下來,即使提案書的內容未定,也得有目錄。目錄在封面之後,占1頁的版面,接著加入13頁的空白頁,就完成了資料的雛形。

做好暫定的封面、空白的目錄,再加上13頁的空白頁,這樣就是一個檔案。檔案名稱可以設定為「客戶名稱_資料名稱_日期.docx」。將檔案儲存在電腦桌面最明顯的位置,可以時時提醒自己這份資料在幾月幾日之前必須完成。

先做好資料的雛形,可以讓人放心一些,有了這個檔案,就等於跨出完成資料的第一步,不需要等到要提交資料的前夕才急急忙忙的從零開始做起。在決定要製作資料的時候就先做好資料的雛形,就有這一點好處。

●一份資料15頁

依我的經驗來說,一份提案書或企畫案大約15頁,15頁的資料就足以說明主張。

chart 55是一份資料的結構,首先有封面和目錄,一直到最後一頁的總結,一共15頁。

例如要製作新事業計畫的提案書或企畫書,首先必須有封面、目錄,接著敘述現狀分析和事業背景。新事業構想是這份資料的核心,用5~6頁來說明這項新事業的內容。接著說明事業拓展的藍圖、時程表,分析獲利模式和收益預估,最後是新事業的推行體制後,並為這份資料做總結。

chart 55包含一份商業資料該有的內容和結構,當你不知道該如何編排一份資料時可以作為參考。

●草稿要重寫幾次都不難

大約15頁的資料結構確立之後,接著做每一頁的筆記。記下每一頁的相關內容,可以是那個頁面想傳達的訊息,也可以是手中掌握的數據或案例。如果還沒有證據,就記下接著要如何蒐集數據或案例的行動規畫。反正只是筆記而已,寫什麼都可以,一定要記下一些內容。

下一個步驟是寫草稿。寫草稿時沒有必要從第1頁開始寫起,從容易下筆的那一頁開始,或是從從證據充足的那一頁開始,是寫草稿的訣竅。開始下筆時就要回想資料的形式,也就是12種視覺類型。

一個人的話,有紙有筆就可以開始寫草稿,如果是一個專案團隊,利用白板,和組員們一邊討論,一邊撰寫草稿,效果更好。這階段如果能和客戶(資料委託人)討論就更好了。資料的草稿必須透過一次又一次的討論才得以完成。

chart 56就是我和客戶一邊討論,一邊寫下的草稿。每次討論的主題不盡相同,但我們都會一邊討論,一邊在白板寫下草稿。重要的是,在寫草稿時,腦中必須想著視覺手法的12種類型。在草稿階段就先確定好資料的形式,正式編輯資料時將可事半功倍。

以階層構造分析一件事情時,結合論法可以幫助我們思考,這時就可以利用視覺類型(5)。如果是順著時間序列說明步驟時,連鎖論法搭配視覺類型(6)就是好選擇;或是利用視覺類型(12)的「田」字型矩陣,將內容做一番區隔。

和客戶或專案團隊利用白板討論,感覺就像是高知識份子的工作,但事實不然,只要牢記資料的基本樣式,知道該如何畫出資料的圖形架構即可。所謂的資料基本樣式,也就是12視覺類型,記住這12種類型,透過討論就能完成資料的草稿。

草稿並不是正式資料,難免會有錯,難免會有還沒理清楚的地方,完全不需要在意。透過深度的討論,一點一滴地修改,甚至從重新來過,都沒有關係。

因此,千萬不要認為在草稿階段就能萬事順利。如果心裡想著也許會有錯,也許需要重寫,反而可以提高草稿的品質。

決定要製作資料時,就先打開電腦,做好資料的雛形,依序做好15頁左右的資料結構。接著以筆記做每一頁的規畫,如果可能的話,與客戶進行討論並寫下草稿。只要照著這個順序做,就不迷失,資料也能夠一步一步地完成。


section 20 均衡分配溝通、思考和資料製作的時間

●1週的時間分配

chart 57是資料製作的時間分配範例。和客戶初步討論後,到下一次討論會之間,該怎麼分配時間,準備資料?在這個範例中,設定第1天下午和客戶做初步討論,5天後的第6天下午再和客戶開討論會,這中間的整整5天該如何分配、利用呢?

關於時間分配有2個重點:第1個重點是,與其將時間耗費在寫資料,應該多與客戶、專案負責人,專案組員討論,並確保思考的時間。第2點是,依照資料產出的程序,先記下所有事情,接著撰寫草稿,才開始正式編輯。

chart 57中的討論時間用藍底表示,如果你是專案組員的身分,每天至少要確保1至2次和專案經理討論的時間。如果你這個專案的負責人,無論再忙碌,也要抽空每天和組員們討論。因為要製作一份資料提交給客戶,必須經過一而再、再而三的討論才能夠完成。一個人對著電腦默默地寫資料毫無意義,請停止這樣的行為。

另一個重點是要依照筆記、草稿、編輯這3道程序。範例中,第1天是筆記時間,第2天和第3天是草稿階段,到第4天才開始正式編輯資料。花點時間記下所有事情,撰寫草稿,建立討論資料的整體架構,最後才打開電腦正式編輯資料。

●正式編輯時,1頁資料只花30分鐘

依照chart 57的時間分配表,第4天和第5天開始正式編輯資料。如果完成1頁資料需要花超過30分鐘的時間,那麼請停止手邊的工作,再和專案經理或其他組員討論。

一定有什麼原因導致無法在時間內完成1頁資料,例如證據不夠充分,或是這頁資料在整體中的定位不明確等。如果不檢討問題,而勉強完成資料,不僅耗時,到最後這份資料也可能不被採用。因此,如果正式編輯時,超過30分鐘仍毫無進展的話,就必須和夥伴們再討論一次,重新檢討資料的內容和定位。

許多人往往會到會議的最後一刻仍在趕著製作資料,這樣就無法從容地出席會議,和客戶進行討論。最好能在會議的前一天完成資料,最後一天留著練習簡報或說明。可以在腦中做簡報的模擬練習,但如果能在專案經理或組員們的面前練習,那是再好不過了。

商業資料只不過是個溝通的媒介。與其耗費時間在資料製作上,應該多花點時間練習簡報,清楚地傳達訊息,讓客戶了解,這才是重點。

雖然說資料只是個溝通的媒介,但資料絕不允許出現致命的錯誤。例如數字錯誤,即使只有1個數字計算錯誤,就會令人懷疑所有資料的可信度。發現數字錯誤必須馬上訂正,數字以外的錯字等小細節就不需要過度神經質,與其修改這樣的小錯誤,把時間用在練習簡報才是明智的做法。

●資訊量與思考量,將攸關成果

資訊量、思考量與成果之間關係,我以chart 58和chart 59來說明常見類型,以及理想類型。常見類型是隨著時間的經過,成果漸漸地上升,資料也一點一點地完成,但這類型的做法往往會讓時間不夠用。

一般而言,資訊量會隨著時間的經過呈S形曲線上升。至於從哪個時間點開始思考,就看個人的判斷了。開始思考的時間點,是決定成果大小的關鍵。

不想犯錯,希望每件事都正確無誤,因此,如果沒有蒐集到一定的資訊量,就不會開始思考,這是人的天性。但是,以「資訊量╳思考量=成果」的計算方式來看,這麼一來,成果要到接近截止日時才會迅速攀升。

如果你是這種常見類型,當客戶問:「現在進行到什麼狀況?」你也只能回答:「現階段還在蒐集資料,等資料齊全後就會開始整理,敬請稍候。」 這其實可以說是資料撰寫人自以為是的作業流程。

相反地,chart 59的理想類型,成果從專案一開始的時候就大幅攀升。如果你是這種類型,任何時候客戶詢問進度或狀況,你都可以回答大致的訊息。此外,如果在初期階段就有一定的成果,也比較不用擔心時間不夠用的問題。

要達到這樣的理想狀態,關鍵在於開始思考的時間點和累積的思考量。也就是說,我們應該在專案一開始的時候,就盡早開始思考。即使沒有任何材料,也要大膽思考。根據自己過去累積的經驗和知識,就算手中沒有任何資訊,也要做出有深度的思考。如此一來,在專案的初期階段就能大幅提升成果。

為了避免在簡報或會議的前一刻才匆匆忙忙地完成資料,或是來不及完成的風險,我們必須盡早提升成果。關鍵就在於開始思考的時間點和累積的思考量。從初期階段,資訊量還很少的時候就開始累積思考,就越能確保成果,達成客戶的期待!