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外商顧問超強資料製作術:BCG╳麥肯錫的12種圖形架構,學會就能說服任何人!
外商顧問超強資料製作術(熱賣新裝版):BCG的12種圖形架構,學會就能說服任何人!

職場關係

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類別: 行銷‧趨勢‧理財>職場關係
叢書系列:BIG系列
作者:森秀明
譯者:陳昭蓉
出版社:時報文化
出版日期:2017年09月29日
定價:300 元
售價:237 元(約79折)
開本:25開/平裝/192頁
ISBN:9789571371467

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前言內文摘錄



  內文摘錄

序章 意思無法傳達,是因為你不懂思考

SECTION 01.為什麼我說的話別人聽不懂?

前輩:「你最近狀況好像不太好,有什麼煩惱嗎?」
後輩:「工作不順利……我已經很努力了,卻一直看不到成果。」
前輩:「你是說上次的企畫會議,你提的案子沒過那件事嗎?」
後輩:「我覺得自己介紹得很好,可是大家好像都沒聽懂,我也不知道問題出在哪……」

前輩:「應該是你的工作方式需要調整。你試過『整理』、『分解』、『比較』這三項思考工具嗎?這可是上班族的必備武器。」

後輩:「『整理』、『分解』、『比較』?那是什麼?」

前輩:「這是從事任何工作都會需要的三種重要技術。只要熟習這三種技術,以後不管面對什麼樣的對手或案子,一定能得到讓大家都滿意的成果。」

因為工作成果不佳,無法突破現狀而發愁,和這位後輩有著同樣煩惱的人,在其他方面應該也會碰到瓶頸,例如:

「花了很多時間和努力,卻得不到應有的成果。」
「覺得自己已經做得很完美了,旁人的評價卻很低。」
「想說的話都說了,對方聽完之後,也沒有任何實際行動。」

這些情況,追根究柢,最後一定會發現同樣的問題──「你並沒有說出對方想知道的內容」。換句話說,你並沒有回應對方的需求,所以對方當然不會認真聽你想說什麼。沒有達到溝通的效果,不管做什麼也不會有成果。

像這樣的人,還有一些共通的特徵:

● 總是單方面陳述自己的意見
● 資料準備好之後就照本宣科
● 不聽對方說話

你自己,或是你身邊的人有沒有這種情況?會有這種情況,其實都是因為「沒想清楚」。無視對方的需求,只站在自己的立場思考,就要求對方接受自己想說的事,完全不顧聽者的感受。

不管從事任何行業、職務,溝通不良都會導致工作成果不佳,也一定會惹出麻煩,必須盡快改善這種情況。

為了解決問題而進行的溝通,你如何「思考」將是關鍵。

不管你從事的是什麼行業、職務,面對一項任務,你是如何思考,將影響最後的成果。工作成果不佳,都是因為「沒想清楚」。所以,和對方溝通,或是開始製作資料之前,「思考」比什麼都重要。

只要掌握正確的思考方式,就能清楚知道自己該採取什麼行動。你可以導找到正確的路,以最短距離抵達目標。

正確的思考方式,具體來說,就是我在前言提到的三個簡單的行動──「整理」、「分解」、「比較」。無法掌握對方的需求,說出對方想知道的內容,原因往往在於沒有沒有善用這三種技術。

對方聽不懂你說的話,通常有三種原因:

1 自以為正確掌握了事實和對方的需求
2 自以為正確劃分了事實和對方的需求
3 自以為正確排列了事實和對方需求,比較了差異

關於原因1「自以為正確掌握了事實」,換句話說,就是沒做好「整理」。至於原因2「自以為正確劃分了事實」,則是沒做好「分解」。原因3「自以為正確比較了差異」則是沒做好「比較」。關於這三種技術,我會從下一章開始逐一詳細說明。

▎培養符合邏輯的溝通術,不需要學一些小技巧

要針對對方想知道的事情好好表達,得先思考自己應該說什麼。合乎邏輯又簡單的思考方式,必須活用「整理」、「分解」、「比較」的技術。

懂得正確的思考方式,就能夠掌握對方的需求,也能夠清楚傳達自己想說的話,「傾聽」和「表達」的能力都會大幅提高。「傾聽」和「表達」是溝通時最重要的武器,只要提升這兩種能力,不管面對什麼樣的人、處理什麼樣的案子,都能充滿自信,順利解決。

好處還不只這樣,培養正確的思考方式之後,也能夠提升「傾聽」和「表達」背後的「思考」、「寫作」能力。需要活用「整理」、「分解」、「比較」的技術的任務,往往牽涉到工作的四個基本要素──「傾聽」、「思考」、「寫作」、「表達」。

穩紮穩打的學習「架構」,而不是枝微末節的小技巧,才能夠培養出可以面對任何問題的最強技術。學會「整理」、「分解」、「比較」的思考方式之後,自然能夠提高工作的效率、品質和精確度。

SECTION 2.「整理」、「分解」、「比較」是有效溝通的基礎

為什麼善用「整理、分解、比較」的思考方式,能夠提高所有工作的效率、品質和精確度?再進一步來了解我這麼說的根據和具體的好處。

「雙方談話沒有交集……」
「討論的時候覺得已經達成共識了,實際上並沒有……」

你和客戶、主管、同事、部屬溝通時,有沒有碰過這樣的問題?

小至個人之間的對話、大至企業之間的專案,商業上各種大大小小、規模不等的事務,最終都脫離不了人與人之間的溝通。不管目的為何,不管對方是誰,成功的關鍵,就在於你和對方的溝通。

單向的發言只會阻礙溝通,傾聽的重要性大家都知道,然而,在商業的場合中,光是聽別人說話,對方也不會滿意,你總得表達意見。然而,如果你只說不聽,同樣行不通,對方不僅會不滿意,還會對你留下「講不通」、「說了也沒用」的印象,不把你當一回事。

為了達成有效的溝通,必須和對方形成「共識」。為了奠定有效溝通的基礎,「整理」、「分解」、「比較」的架構是很有效的工具。

▎學習正確的方法,就能有效溝通

你在說明一件事的時候,大腦中進行著什麼樣的活動?請想像你可以透視大腦的活動。你會看到,你在不經意的情況下,整理、分解、比較寫著許多事實的卡片,然後再告訴對方你理解的內容。
已經熟習這種思考方式的人,可以順利而正確的執行整理、分解、比較的步驟,有條不紊的向對方說明。然而,還不習慣這種思考方式的人,思考的步驟很混亂,說出來的話也很難理解。

和你說話的人也一樣。當你提問,對方回答的時候,同樣會在大腦中整理、分解、比較相關的事實,再以容易理解的方式告訴你。

當你和對方互相理解,也就是雙方的溝通有交集的時候,代表你們選擇和排列事實卡片的方式相同,如圖0-2。

有沒有偏離主題(整理)、重點有沒有遺漏或重複(分解)、比較的單位是否一致(比較)──只要做到這三點,溝通就會成立,奠定可以形成共識的基礎。
溝通的第一步,首先,要和對方有交集。形成共識,雙方才能往同樣的方向前進。

SECTION 04.讓「聽」、「想」、「寫」、「說」的循環順利運轉

其實仔細想想,所有工作都不外乎四種活動──「聽」、「想」、「寫」、「說」。

具體來說,就是聽對方說話;把情報輸入大腦,仔細思考;以某種形式書寫,製作資料;然後向對方報告,聽取對方的反饋,重複這樣的循環。換句話說,工作就是按部就班的進行「聽」、「想」、「寫」、「說」這四種活動的循環。

坊間有許多教導工作技巧的書籍,這些書籍說穿了,都是以這四種活動當中的其中一項為主題。例如,「讓對方照你的意思行動的『聆聽』技巧」、「讓自己更積極行動的『思考』技巧」、「讓對方一定會回信的電子郵件『書寫』技巧」、「讓對方信服的『說話』技巧」。

然而,這四種行動不能夠分開來思考。工作時,必須讓這四種活動的循環順利運轉,只要有一步卡住,工作就會停滯不前,無法得到理想的成果。

相反的,只要「聽、想、寫、說」的循環順利運轉,大部分的工作都能得到理想的成果,理由請看下一節。

SECTION 05.「聽」、「想」、「寫」、「說」的共通要素

只要工作的四種基本活動──「聽」、「想」、「寫」、「說」的循環順利運轉,工作的效率、品質、精確度都能夠獲得提升。而這四種活動都需要針對事實進行「整理」、「分解」、「比較」。

在「傾聽」階段,即使對方話說得支離破碎,你也要辨識出當中的事實,一一寫進自己想像的事實卡片,再進行整理、分解、比較,釐清談話的主軸和內容。這麼一來,你就能在大腦中構思敘事的梗概,並進一步提問。

在「思考」階段,首先,要把輸入大腦的大量事實寫下來,寫下事實卡片(這個步驟我稱之為「筆記」,我會在第5章詳細說明),再把累積的事實卡片有系統的排列在一大張紙上(這個步驟我稱之為「草稿」)。 透過筆記、草稿、整理、分解、比較的步驟,慢慢就能釐清思緒。

在「書寫」階段,利用「思考」階段寫下的筆記和草稿,製作正式的資料。這時候,一樣得重複整理、分解、比較的步驟,帶著批判性的角度思考:「這是真的嗎?」「機率有多高?」「有沒有遺漏什麼?」「有沒有重複的地方?」「是否自相矛盾?」再提筆製作正式的提案書或企畫書。

在「表達」階段,針對自己的主張,必須先在大腦中進行整理、分解、比較。透過這個步驟,你會更清楚知道自己要說明的內容,以及該如何說明,才能讓對方更容易理解。

「傾聽」、「思考」、「書寫」、「表達」的基本要素就是整理、分解、比較,只要知道這一點,你可以思考得更透徹,工作成果也會更好。

SECTION 06.學會簡單的思考術,就能夠提升工作成果

工作是由「傾聽」、「思考」、「書寫」、「表達」這四種基本活動組成,每一種活動並不需要特別的技巧,基本要訣都是一樣的。

首先,要知道如何處理事實,知道如何整理、分解、比較。只要學會正確的做法,傾聽、思考、書寫成、表達的能力都能夠提升。就像我之前說的,學會「整理」、「分解」、「比較」的思考方式之後,自然能夠提高工作的效率、品質和精確度。

接下來,我將具體說明商業人士必備的思考術,你將可以提升「傾聽」、「思考」、「書寫」、「表達」這些基本能力,培養溝通能力,改善工作水準。


第1章 培養「整理、分解、比較」的簡單思考術,工作就能暢行無阻


SECTION 07.所有工作都從「認識事實」開始

要提升工作成果,良好的溝通很重要。那麼,為了溝通順暢,需要什麼樣的思考方法,又該如何培養呢?

這個問題的答案很清楚──從正確認識事實開始。

所有工作都從「認識事實」開始,不管是什麼行業、職務、立場,邏輯思考的第一步都是「認識事實」,這適用於每一個人。如果對事實掌握不足,就無法進行邏輯思考,溝通便容易出問題。想要溝通順暢,必須傳達正確的事實給對方,同時也要確認自己掌握的事實和對方掌握的事實。

所以關鍵就在於,要正確認識事實、傳達事實。

▎傳達事實需要的三項技術

事實是你根據目的選出來的法則、事例、資訊和數據。這些事實往往都是模糊、零散的狀態。溝通時要把事實正確傳達給對方,需要「整理」、「分解」、「比較」這三項技術。只要活用這三項技術,溝通問題自然大減,也能夠提升工作成果。

◤何謂「整理」?

整理就是「正確掌握每一件事實」。

把事實一件一件分開來,正確掌握每一件事實的規模和內容,這就是整理。來看看具體的例子。

在思考商品A的促銷計畫時,「在現有通路,商品A的銷售額已經面臨瓶頸」這個問題是事實,「和B公司合辦活動,招攬客戶,提升產品知名度」這項計畫也是事實,「總預算為300萬日圓」這個概算數字也是事實。

這些事實有大有小,舉例來說,「商品A的促銷計畫」是一個事實,不過,這是「公司今後三年的事業策略」這個更大的事實的一部分。「商品A的促銷計畫」和「公司今後三年的事業策略」都是事實。

換句話說,就像在收拾房間裡四處散亂的玩具,必須按照玩具大小,一一放進箱子裡。面對許多模糊不清的事實,要整理,就必須抓出每一件事實。這就是事實和整理的關係。

此外,我們也可以把幾個小事實整合起來,當成一個大事實來處理。

◤何謂「分解」?

分解就是「把大事實劃分成小事實」。依據某種角度,把「事實」分成幾個小組。

分解的相反詞是整合。大事實可以分解成幾個小事實;相反的,把這些小事實整合起來,可以還原成大事實。在事實的分解和整合之間,關係是可逆的。

舉例來說,在思考「以社會人士為對象的新商品行銷」時,從「總收入」的角度切入,就是一種分解的方法。按照「年收入未滿50萬」、「年收入在50萬以上、未滿70萬」、「年收入在70萬以上、未滿100萬」、「年收入在100萬日圓」來區隔,任何對象都會歸於其中一組,而且不會同時歸於兩組,這就是分解的法則。

在分解事實時,「沒有遺漏、沒有重複」是不二法則。

◤何謂「比較」?

比較是「把大小一樣的資訊放在一起比較」。也就是比較相同單位的事實。

舉例來說,如果要比較A公司和B公司的獲利情況這項事實,就要把「A公司的營業獲利」和「B公司的營業獲利」放在一起比較。

如果是比較「A公司的營業獲利」和「B公司的最終獲利」,將無法得到正確的比較結果。關鍵在於,你拿來比較的事實,單位必須要一樣。

透過比較,兩項事實之間的差距就能清楚的呈現出來。舉例來說, A公司比較自家公司的銷售情況:「現在的營業額」為1,000萬,「三年後的營業額目標」為3,000萬,兩者之間有3,000萬的差距。這麼一來,大家自然會去思考要如何填補這段差距,試著提出相關的計畫和策略,例如推出新業務,或是把資源投入成長性的業務。這就是事實和比較的關係。

經過這樣的說明,你現在應該能夠了解,所有工作都奠定於正確認識事實,以及整理、分解、比較這三項技術。把原本散亂的事實一件一件的整理,分組之後,重新排列再進行比較,可以協助你導出新策略、計畫、行動,讓你更接近「答案」。