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投資理財

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忘形流簡報思考術:找到說服邏輯,讓你的價值被看見!(VWU0009)

類別: 行銷‧趨勢‧理財>投資理財
叢書系列:優講堂
作者:張忘形
出版社:時報出版
出版日期:2019年05月17日
定價:360 元
售價:284 元(約79折)
開本:18開/平裝/256頁
ISBN:9789571378114

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第一堂課
以終為始:方向不對,努力白費


很多同學都有這個經驗:被交辦了一個簡報的任務,接著準備了好些日子,甚至還要熬夜早起準備。終於到了報告的那天,上台時卻講得零零落落,講完後還被主管或客戶說:這不是我要的,你幹嘛準備這個?每次聽到這個情景,我都覺得滿替他難過的。明明這麼認真準備,為什麼就是沒有打中對方要的點呢?

我上課的時候常問學生一個問題(請正在看書的你也一起回答):
如果你今天要去一個地方,選項有飛機、高鐵、火車、汽車、機車與走路,你會選擇什麼交通工具呢?

課堂上同學們會快速依照我所提問的選項指令舉手,通常是飛機和高鐵最多,你的答案是什麼呢?再想一想,是不是覺得哪裡怪怪啊,應該要先問要去哪個地方才對吧?是的,我每次在同學們舉手完就會說,其實我們要去的是巷口的7-11,最快的方法其實是走路。那為什麼大家都會先選擇飛機跟高鐵呢?因為在我們的印象中,這是相對快的交通工具。

簡報的盲點就在這邊,我們常常覺得簡報有一個(我們心中自個想的)模樣,於是就會努力的往「那個模樣」去準備,大家進入了找資料的環節,卻沒有去細想「我究竟為了什麼而簡報」。於是,我常常看到很多人在報告中呈現很多資訊圖表、詳細的資料與引用,但卻被聽眾認為非常無聊,不知所云。

其實最重要的是我們要去思考:我要達到什麼目標、對方聽完我的簡報後要做什麼?這就是簡報的第一個心法──以終為始,如果一個簡報中沒有一個明確的目標,那就是一場失敗的簡報。

目標這件事這不只是體現在簡報上,生活中也很多例子。假設我帶我女朋友出去約會,我規劃了很多行程,每個行程都有必吃必玩的點。而我在路上不斷的思考和規劃下一個地方的走法,沒時間跟她講話,到了景點後就在趕行程,當她跟我說她有點累的時候,我卻跟她說我們還有很多點還沒玩到欸。你覺得她在這個過程中是很享受,還是很難過呢?

如果是這樣的約會,她應該會直接揍我一頓,因為出來玩的目的是要放鬆心情,要兩個人開心,出來玩只是為了達成這些目的的工具,而不是目的本身。

所以回到簡報來說,簡報只是讓我們達到目的的一種方法,而不是目的本身。但這其中還有一個重點,那就是理解簡報的主要和次要目標。

有一次我去上Alex老師《一談就贏》的談判課,我跟同學分別扮演房東和房客。我們談判的氣氛很好,但最後卻沒有談成。因為我們兩個人都很在意彼此的關係,也在意價錢到底能不能更高/更低。其實我們都忽略了,目的應該是把房子出租/租下來,但我們卻花了太多時間在討價還價上。明明兩邊都是已經可以接受的條件了,但我們一直想要再多凹一點,反而最後兩邊都沒有達成。

簡報也是一樣,我發現很多人常常一開始做簡報就去找模板,找圖片,找資料。花費大量時間後,做出一個外觀真的很美,但內容不是大量文字的複製貼上,就是非常空洞或邏輯不對,這就是主要目標和次要目標設定的錯誤。

有效果的簡報:滿足聽眾的三大需要

針對不同類型、不同屬性的簡報,我們一開始思考的目標就不同,會產生不同的概念,甚至要給予不同的好處,才可能達到簡報的目的。

所謂的好處,即是滿足聽眾的需要,需要被滿足的好處不只是錢而已,我個人認為,簡報是否產生好的效果,關乎於滿足聽眾的這三大項:

利益
意義
情感

先說利益,這是跟自身或合作夥伴比較相關的,例如新產品能夠有什麼發展?市場多大?能帶來多少營收等等。如果是跟個人有關,也可以是自我的提升,或是用了這個產品能帶來什麼好處等等。

我對意義的定義比較公益,相對來說是跟全人類相關的。例如環保議題不會帶來立即的利益,卻是全人類共同關注的事,或是為偏鄉兒童募資等等,這就是意義。而情感比較是屬於用情感打動你的,例如家人、偶像、品牌、宗教等等。

這三者比較難分的是意義和情感,我的定義是,情感是渴望關係的,而意義只是希望對方變好。例如你資助家扶中心但可能不會去看望那個孩子,但如果你資助好朋友就是為了情義相挺。

特別要說的是,當你理解這三件事情後,你就會看懂為什麼對方能夠輕易說服你,如果同時照顧到了人的這三個需求,那麼這簡報一定是成功的。即便只是滿足兩個需求,也很容易脫穎而出了。但如果你一個點都沒有打到,那麼就很容易失敗。

簡報導航:目標行動檢核表

那麼,我們到底要怎麼設定目標呢?如果我說只要專注心法,你之後必成大師,你大概會恨我一輩子。所以接下來分享一個檢核表,是我參考很多大師和前輩大老做出來的導航系統。

導航的概念大家應該都很熟悉,只要你輸入目標,導航就會計算出你的距離和路徑。不過很可惜的是,在簡報的世界中,我們必須要自己思考,但我個人的感覺是,當目標非常明確,做簡報的時候就不容易歪掉。

這張檢核表長成這樣:(請見書內表格)

表格上層是簡報的屬性,我大概簡單分類出四種屬性,分別是銷售類,表達類,教育類,報告類。

1.銷售類的概念非常簡單,就是把產品賣給客戶(所以提案和募資簡報也放在銷售類)。主要是怎麼樣打動對方,讓對方心甘情願的支持你。因此銷售類著重的可能會是怎麼樣為對方帶來利益,其次才是意義和情感。

2.表達類的著重在經驗分享,給予新的啟發,甚至達到說服對方的效果。例如大家都耳熟能詳的TED、一般的講座、甚至選舉造勢活動等等。表達類更重視的會是意義和情感,利益可能不是最優先的考量。

3.教育訓練類就比較難說,如果我們要著重的是技能教育,那麼利益就很重要了,要告訴他們如何可以學得會,或是學會的好處。如果是觀念上的教育,那就要注重意義和情感。而如果是學術研討的,可能就要想想聽眾要聽的是新知?是你的研究成果?還是走一個過場?遇到這類型簡報,大家需要多思考設想。

4.最後是報告類,基本上我認為報告類需要滿足聽眾的好處,都要從利益出發。很多人說,報告就報告啊,哪來的利益可言。其實做報告類簡報時,我們給的都是資料,但只給資料是不夠的,重點是這個資料可以給聽眾做什麼,或是讓聽眾知道下一步要怎麼走。

所以檢核表中層的【目標確認】就是要解決這些問題,在這邊我給你一句話:
簡報時,我希望解決/滿足______(聽眾)的______(問題or願景)
希望設定的情緒是_____,改變的思維是______。

這句話有四個空格,容我囉嗦的再介紹一下。第一個空格是聽眾,也許你會說聽眾不就是所有人嗎?那就錯了,今天如果是在公司會報,重要的聽眾也許只是你的主管,而如果今天是在銷售現場,你就要想誰會買你的東西。

此時你可以幫自己設定一個情緒,例如我要給予他的問題是憤怒?還是悲傷?舉例來說,在做教育訓練的我可能會這樣寫:

簡報時,我希望解決上班族 不會做投影片的問題。
希望設定的情緒是焦慮,改變的思維是投影片好像很難。
當這句話成形後,我在思考案例時,就會往這個方向著手,問題會變得簡單不少。
而如果是面對銷售,在旅行社上班的我也許會這麼寫:
簡報時,我希望解決主辦人(福委) 跟同仁解釋行程的問題
希望設定的情緒是苦惱,改變的思維是台灣都去過了。

於是我在提供行程的時候,就會給一些平常自己根本沒去過或是沒聽過的地方,讓主辦人在看到行程的時候,不用再苦惱怎麼樣向同仁解釋行程好像不有趣。

最後是結尾的【後續行動】,每一個簡報最重要的都不只是過程,更重要的是你在對方心中留下什麼,又讓他發起什麼行動。所以我給了你這句:

簡報後,我希望______(聽眾)能夠了解______(關鍵)
希望產生的行動是______,成果為______。
一樣用剛剛的例子,在做教育訓練的我會這麼寫:
簡報後,我希望同學能夠了解投影片很簡單,
希望產生的行動是願意開始做,成果是在兩小時內就可以做完投影片。
而在旅行社上班的我則會這麼寫:
簡報後,我希望主辦人能夠了解我們旅行社的行程很特別
希望產生的行動是用我們的提案,成果為每人利潤X元。

這張檢核表能幫助你思考簡報時以終為始,從最終目標開始回推,並試著思考這個目標與聽眾的連結。
思考題

1.    試著分析你的最近聽的一次簡報,對方的目標是什麼?
2.    你認為對方達到目的了嗎,無論有還是沒有,為什麼呢?
3.    試著用這張檢核表準備你的下次簡報。

第五堂課
會議報告的參考方案


很多人的簡報情境通常是在會議上,你要報告很多東西,而且時間非常有限,那麼該怎麼辦呢?

這邊要特別說一下,很多人常常覺得報告就是要把所有的資訊通通放上去,並且把上面的資料通通講解一遍。相信你也一定常常在公司看到這樣的簡報,上面有非常多的圖表、資料,甚至是密密麻麻的試算表和數字。

接著你會看到講解的人非常認真,把投影片裡出現的資訊都念過一輪,但你也會發現大家都很認真地盯著手機和電腦處理公事,這就是走一個過場罷了。通常認真聽的都是老闆們,但因為時間太少,資料太多,所以就算大家問問題,還是會問之前講過的事情,於是很多講者就此失去耐心,覺得這些人有沒有在認真聽自己講話啊!

其實在這種會議形式的簡報中,最常看到的問題就是訊息太多。一般人根本沒有辦法處理這麼大量的訊息,尤其只有投影片作為輔助,而且很可能是字密密麻麻完全看不到的情況下,此時即便我們說了,能夠轉換到人腦吸收的可能也不到10%。

所以很多朋友常問我,會議報告該怎麼辦才好?其實我覺得這就要回到第一堂課說的簡報心法來檢核:以終為始,聽眾為王,知己知彼。在以終為始裡,你會不斷問自己這次會議的目標到底是什麼?而在聽眾為王時,你會問自己今天這場會議的關鍵人物是誰?而在知己知彼中,你會問自己有多少時間,哪些資訊即便我說了,在場的人也可能聽不懂。

透過「以終為始,聽眾為王,知己知彼」的檢核,你就能慢慢的問出重要的事情是什麼。以下整理出我常常在課堂上遇到的問題,也許可以當成你篩選內容的參考:

1.    宣達:常見的對錯
2.    內部提案:問題與改進
3.    年/季/月報:資訊與觀點

宣達

首先,當你要在會議上宣達事情,但有很多事情要說,該怎麼辦?舉例來說,曾經有擔任採購的同學來上課,他們不斷卡住的點就是法規真的很多,該怎麼做才可以在二十分鐘內講完所有法規呢?

以前同學的做法是這樣的,他把所有的法規通通放上去,然後開始照念。但你用想像的也知道,這一點用也沒有,每次都幾乎在浪費時間。於是我問他,在法規裡有沒有大家很常犯的錯誤,還有根本很少碰的錯呢?他舉了好幾個常見的錯誤,例如核銷單格式、廠商給的單據發票、核銷的科目等等。於是我請他只重點講這幾件事情,並且用了第二課說到的對比法:正確的單據是怎麼樣vs. 錯誤的單據是怎麼樣。

一樣是二十分鐘,雖然他分享的內容變少了,可能只分享了核銷單的格式、正確的發票單據、買多少錢的東西需要找三間廠商比價等等。但當他開始使用這個方法之後,他跟我說雖然還是常常遇到搞不清楚的人,但至少在這幾件東西上錯誤率大幅降低。

所以如果你的會議時間真的非常少,宣達事項只要找到最常見的即可,其他的事情就不要花費太多時間了。

內部提案

我遇到很多朋友在內部提案時會直接提出某個解法,接著很認真的說明這個解決方案該怎麼執行。這就好比說,我的公司經營教育訓練,一到會議時間,我就告訴老闆們要用什麼會員系統,要怎麼用電話開發等等。但其實很可能除了我以外,沒有人知道發生了什麼事。於是在我講完後,全部的人看著我,問我幹嘛忽然講這個。

在內部提案中,我會建議用第二課提到的Why→What→How來進行。我們可以在前面加上一個「主題」,並把Why換成是我們遇到的狀況,What是思考的方案,How是執行的計畫與步驟,也就是:

主題→Why(問題狀況)→What(預計方案)→How(計畫步驟)

舉例來說,假設剛剛說的會員系統、電話開發等等,是我想要提出的增加學員報名的做法,那麼我會這樣提案:

1.    主題:使用社群軟體提升開班率的方案
2.    問題:現今的行銷遇到了什麼問題
3.    解法:預計使用某軟體來增加效果
4.    計畫:用幾天的時間,投入多少資源,人力怎麼配合等

在這樣的情況中,大家就會明白現在的問題是什麼,為什麼需要改變,要怎麼樣改變,大家該怎麼配合等等。在提案的時候邏輯也會更清楚,成功率更高。

年/季/月報

最後要講到的就是我最害怕的,那就是各種年度,季度,月度報告。因為這通常會變成念稿圖表大賽,我總會在這些場合上,看到密密麻麻的圖表和表格,而如果座位在後面一點,可能完全看不清楚。

回到簡報三心法,用以終為始來看,我想這些會議的目的其實不是要你提供整理的資料,而是這些資料能夠說明什麼。而聽眾為王的部分,要看是誰主持這次的會議,他重視什麼。最後知己知彼,當然還是思考其他人和你工作上的專業認知差距了。

這樣說聽起來很難,我想請大家把握一個原則,那就是在你講完每一個圖表後,最好後面都放一張總結與解釋頁。因為重點根本不是這些圖表資料,而是這些資料能夠做什麼。當大家聽完你對於圖表的解釋後,直接說明你推出來的結論和行動是什麼,就不會讓大家一頭霧水了。

當然,每個公司和會議都有不同的文化和目標,這裡只是提供一個我常用而且覺得非常有效的心法,當你發現會議常常卡住的時候,你可以考慮試試看這樣的模式。幫你做個總結。
   
宣達事項:只說常見的對錯,其他事項建議發資料解決,加深一部分的印象遠比說了一大堆,卻沒東西記得來的好許多。
   
內部提案:一句話說明這次的主題,清楚敘述遇到的情況和問題,分享你的分析和資料來源,接著提出可行的行動方案。
   
年/季/月報:不要再只放圖表了,記得要附上你的結論和觀點。

 
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