Chapter3　核心工具

記錄時間開銷，形成你的時間系統

3-1 製作每日帳單，快速進入深度工作狀態

很多人為了學會管理時間，盲目地學習各種繁瑣的方法，還不斷更換看似厲害的工具，但最終的結果往往是「半途而廢」。新鮮期過後，不論方法還是工具，統統被拋諸腦後。一段時間後，再次開始上述輪迴。為什麼總是失敗？大家可能沒想過，其實根本不是自己執行力的問題，而是這些方法和工具存在統一的致命缺點：複雜、繁瑣。

李松蔚在《只要改變5%，生活就有全新的可能》中寫道，「請當事人嘗試的變化一定要小之又小，近乎不變」，因為「變化如果大刀闊斧，甚至於指向『你從前的活法要不得』，就會變成用不上的大道理」。複雜的方法、繁瑣的工具，即為「大刀闊斧的改變」，致使我們邁出的步伐過大，很少有人能持續執行下去。不論方法多精妙、工具多優雅，都有極大可能被束之高閣。

所以，從一開始，我就在不斷探索最簡潔的時間管理方法和工具。我開始使用幕布文檔App，最初只是簡單記錄備忘事項和所做事項。之後，我的記錄範本隨著需求不斷反覆調整，並指導了數千名讀者和學員。到目前，已形成了一套科學有效且易執行的時間管理體系，即時間帳單。

時間帳單，是指每天清楚記錄時間開銷的「帳簿」。時間帳單可以分為日帳單、週帳單、月帳單和年帳單。對應我們的一天、一週、一個月和一整年。

我確信，時間帳單是非常容易上手和堅持執行下去的方法。

因為，它只需要我們先向前邁出「小之又小的那一步」。新的行動會產生新的經驗，並催生出更多的行動，至此，我們將走上正向回饋之路。

先從管理好每一天的「每日帳單」開始。當大家能使用時間帳單管理好最小尺度的「天」後，接下來就可以管理好中尺度的「週」、「月」，以及大尺度的「年」。最終，是整個一生。

每日帳單之「今日計畫」

「今日計畫」主要是前一天臨睡前寫，以便清空大腦，提升睡眠品質。第二天早上醒來後再補充整理，完善今日計畫，並進一步瞭解計畫。

在制定今日計畫之前，我們先把要做的事情進行分類，我將其分為三類：固定項、必做項和備選項。固定項，是每天的固定日程；必做項，是必須完成的事項；備選項，可以選擇完成與否，主要取決於當天的具體情況。

接下來，制定今日計畫時，需要遵循三個原則。

原則一：把可能要做的全部事情都記錄下來

固定項是每天的固定日程，記錄下來即可。比如，每天閱讀十五分鐘，每天運動二十分鐘，這些固定日程可以使用範本提前記錄。接下來，把所有可能要做的其他事項全部記錄下來。在記錄之後，再區分必做項和備選項，事項後標記清楚「必做」和「備選」。之所以要全部記錄，是為了釋放我們的大腦空間，不會因為惦記這些事項而不停地分心。接下來，再刪減。

必做項一般不要超過四件，備選項一般保持在三件以內，如果有多出來的時間，可選擇完成這些備選項的全部或部分。

固定項、必做項和備選項合起來使用的時間預估，最好限定在五個小時以內。否則，當天的時間會缺乏餘裕，難以應對突發情況。缺乏餘裕的後果有很大機率會陷入「救火模式」。

一旦陷入「救火模式」，所有的時間管理都將是紙上談兵。

原則二：在制定今日計畫時，將最重要的事項放在清單最前面

當完成記錄後，你會發現自己每次回頭看，往往更容易注意到清單上的前幾項，後幾項容易忽略。所以，建議在記錄時，把必做項放在清單的前面，備選項放在清單的後面。

原則三：如果一件事情在兩分鐘以內就可以完成，不要記錄在今日計畫裡

比方說，臨睡前想起來明天需要從網上買一支牙刷，那直接下單買了即可，沒必要記錄下來等待第二天完成。我們需要及時清空大腦中的簡單待辦事項，騰出空間關注更重要的事情。

在制定今日計畫時，我們應根據自己的內在節奏規劃大致在哪個時段完成。比如，指定上午或者下午。有了大概的指定時間，就更有可能完成事項。否則，當天可能會不斷地拖延，下午再做吧，等到下午，又想晚上再做吧。拖來拖去就到入睡時間了。

除了指定完成時間，大家可以預估一下會耗費的總時長。同樣，這也是一個大致的時間預算，並不會特別準確。如果不提前預估耗時，可能會導致自己經常拖延。每次想到要做某件事，尤其當這件事情比較難，需要耗費大量時間時，我們可能會產生嚴重的抗拒心理。最後的結果可能是，這件事情在清單上挪了好幾天仍沒完成。

一旦大致預估一個總耗時，這件事的確定性會變強，我們的掌控感也變強了，拖延的機率大幅下降。另外，還會有一個意外收穫：預估能力越來越強，統籌安排能力也隨之增強。

記錄完事項後，大家可以根據完成情況更新清單。完成後備註「完成」，並在App裡將整個事項變更字體顏色（我會將完成事項變更為藍色）。每天看到完成的這些事項，會讓我們更清楚時間去了哪兒，也更有成就感。

每日帳單之「記錄具體的用時」

在每日帳單中，可以將整天時間切割為四個時段記錄，包括早上、上午、下午和晚上。早上的時間單獨切割出來，是為了防止大家忽視這個黃金時段，讓它溜走。當我們把早上的時間單獨拎出來，會讓自己清楚地意識到，起床後的這一段時間值得嚴肅對待。

在每個時段，做每件事情之前，我們可以記下要做什麼，此時是幾點幾分，結束後再次記錄幾點幾分，並統計耗費的總時間。要注意當天的時間統計中，你最好計算做一件事情所耗費的純時間。我通常會把中間分神、短暫休息的時間都去掉。

記錄時間能夠讓我們清楚自己實際花費的準確時間，同時也能提升對時間的預算能力。

做一件事情，花費了多長時間，一項一項都記錄在當天的帳單中。這個動作看似簡單，但當大家開始記錄後，會發現困難重重。

注意事項一：誤差與優化同在

在此前，你可能從未做過記錄，在開始記錄後，會發現自己經常忘記記錄做一件事情的開始和結束時間，只能大致估算一下耗時。而且，如果你很少觀察時間，估算耗時與實際用時之間可能會相差二十％，甚至更多。但是，經常忘記記錄起始時間不要緊，關鍵是要把動作持續執行下去。在最初，我們要容忍這些誤差，可以先用最粗糙的方式記錄一段時間，再逐步優化。

注意事項二：精確與粗糙並行

很多人在啟用時間帳單後，認為要對所有事務用時做全面性的精確記錄，一段時間後，大概會因為記錄負擔過重而棄之不用。我的建議是，對重點事務做精確記錄，對非重點事務可以粗略估計，記錄大概的時長。

每日帳單之「今日帳單統計」

做今日帳單統計之前，需要先盤點自己經常做的事務。

第一步：盤點自己經常會做的事務、活動有哪些

事務通常包括閱讀、寫作、學習、運動、與朋友家人聚會、聊天、處理各類事務性工作、參加實體活動、陪伴孩子、看電影、旅行、滑手機看短影音、購物、通勤、睡眠等。

第二步：每天記錄各類事務各自投入的時間總量。

這個動作的目的是將時間的支出情況形成記錄並讓自己感知。記錄一段時間後，我們將對自己的時間去向瞭若指掌。

選擇順手工具，輕鬆啟動每日帳單

瞭解每日帳單的記錄方法後，最重要的是能夠快速啟動。

關於每日帳單的工具選擇。很多工具可以用來記錄每日帳單，我把這些工具分成了兩種類型：第一種類型是高自由度的工具，每個人都可以根據自己的情況製作帳單，電子版工具包括幕布文檔、石墨文檔等App（功能相似的App有XMind、Notion……等，以及Google雲端表格。）、Excel、Word文檔，紙質版工具即筆記本；第二種類型是自動化工具，包括滴答清單、番茄ToDo、時間日誌等App（功能相似的App還包括Todoist……等）。

自動化統計的App靈活度較差，沒辦法根據個人需求做記錄。所以，推薦使用高自由度工具。不論選擇哪個工具，你需要結合自己平時的使用習慣，最好能和其他經常會做的事情綁定在一起。

我能夠持續做時間帳單，和我選擇的App有很大關係。幕布文檔App是我最常用的工具。從二○一八年初使用至今，已經形成了一個系統，裡面有我的寫作提綱、閱讀筆記、年度計畫、課程開發等多個項目。

最熟悉的工具，既是用起來最稱手的，也是使用率最高的，我幾乎每天至少打開一次。這樣記錄每日帳單的難度就會變小。既然打開了，順手記一下，是不是很方便？

如果工具不順手，統計時間這件事就很容易半途而廢。

另外，注意實施「微啟動」。當大家有了順手的工具後，不要期望製作的每日帳單能一步到位，可以從最粗糙的統計開始，只記錄每天做了哪些事情，各自用了多少時間；記錄一段時間後，再優化帳單，增加每日統計帳單的事項；再過一段時間，加入今日計畫。記住在本篇開始我所說的「新的行動會產生新的經驗，並催生出更多的行動」。

小步前進，才是改變的關鍵。

記錄每日帳單，開啟深度工作狀態

很多人可能會疑惑，為什麼要記錄每日帳單呢？看起來，記錄每日帳單要花不少時間，有必要記錄嗎？

每日帳單最大的魔力是幫助我們每一天都能進入深度工作的狀態。唯有深度工作，時間才能發揮最大的價值。

首先，每日時間帳單中的今日計畫，能幫助我們減少分心的時候，更容易進入深度工作狀態。

《Deep Work深度工作力》（Deep Work）這本書給深度工作下的定義：「在無干擾的狀態下專注進行職業活動，使個人的認知能力達到極限。」從這個定義，我們就能看出，要想進入專注中，前提是一定要把干擾因素排除掉。

我們經常遇到的干擾因素是什麼呢？心理學上有一個「蔡格尼克效應」，是說未完成的事項會始終占據著大腦，揮之不去。也就是說，沒有做完的事情會更耗費你的注意力。直到完成這件事，它才會被我們大腦徹底清除。比如，下週一需要提交一篇工作計畫，在完結之前，我們的大腦裡會不停地自動冒出這件事。

這種效應的好處是，時刻提醒自己別忘記重要的事情。壞處是，當我們有很多事項要處理，但是又沒處理時，做其中任何一項事時，都會身不由己地陷入分心狀態。這樣會導致我們可能工作了三十分鐘，其中斷斷續續分心的時間就有十分鐘。

我們很難有沉浸其中的體驗。分心，會大大降低效率。

破解的辦法就是把它們寫下來，記錄為今日計畫。

今日計畫的制定能幫助我們終結對未完成事項的過度關注，讓效率產能最大化，幫助自己創造沉浸式工作的美好體驗。

當我們每天都能擁有兩個小時左右的深度工作狀態時，那麼，每一天我們都能擁有高效率的工作狀態。

其次，記錄每日時間帳單能主動設定我們的關注焦點。

大腦天生會將注意力布署在不同事情上的。認知心理學家稱之為「選擇性注意」。大腦中的無意識系統通常會把注意力優先放在看起來重要的事情上，其他事情則會暫時忽略。

這樣做能讓大腦非常高效地處理真正重要的事情，減輕運行負擔。換句話說，我們設定了什麼是無意識系統的首要事項，無意識系統就會如己所願地關注什麼。而其他事情，則會被默認為可過濾的事項。

這有點像給自己設定了一個自動化程式。一旦碰到自己想關注的，程式就會自動開啟，注意力就會被俘獲。

這裡要注意的是，我們想要關注的，經常發生在無意識狀態下。比如，有研究發現，在識字測驗中，飢餓的人總是更容易辨認出和食物有關的單詞。

這意味著，如果我們不主動設定要關注的事物，注意力就很容易被自己潛在的需求，或者一些莫名的東西掌控，導致我們根本沒能力沉浸在需要做的事項之中。

每天記錄時間帳單，從今日計畫到具體的事務用時、帳單統計，都在一直設定、修正著我們的關注焦點。

有了今日計畫，我們就能基本劃定當天需要關注的重點範圍，同時，避免陷入浮淺任務中而不自知。接下來，記錄具體用時可以讓我們簡單盤點一下做完的事情，規劃要做的下一件事，再次聚焦注意力。一天結束時的帳單統計是一次簡單的復盤，也是注意力的回歸。

今日帳單的記錄，本質上是對注意力的一種主動掌控。我們不再遵循自動化程式，依從慣性工作和生活。我們真正成了自己的主人。

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管理好時間，從小尺度的「天」開始。減少分心，實現注意力聚焦，深度工作狀態一定會越來越多。我們的每一天都將價值最大化。

這個世界上有很多樸實的道理，比如，管理好每一天，何愁過不好這一生？而管理每一天的方式並不複雜，你只需要透過記錄每日帳單，開啟一天的沉浸式體驗即可。

幫你的時間記帳：把浪費的時間找回來，用在會增值的地方