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書摘 2
25. 說白話，寫白話
溝通是非常重要的，你必須學會如何溝通，要能夠充分表達自己。企業每年為了溝通不良而損失的時間與金錢，比其他任何事情還要多。媒體方面，每年有數以億計的金錢，浪費在沒能傳達訊息的廣告上。社會上，更有數以億計的工時，用在錯誤的、不必要的工作項目上，而在你我的書桌之間，何止有上億頁的訊息從來沒有受到人們的關注與閱讀。
企業的溝通必須精準、完整，並完全能夠理解。不論在口述或書面的溝通上，尤其在傳達工作內容時，必須命中要點。又臭又長、廢話滿篇、術語飛舞、客套連連的溝通，還不如沒有的好。
如果員工不能立刻抓住你的說話重點，就無法做對事情。花足夠的時間，讓對方瞭解你希望他們做什麼事。在工商業界，有一件令人感到極為諷刺的事便是︰我們花太多時間在溝通「為什麼會溝通不良」、「這情形有多嚴重」等等之上，而忘記溝通本身就是非常辛苦的工作，需要口頭溝通的聽眾或書面溝通的讀者有相當的敏感度。你必須瞭解自己面對的聽眾或讀者、他們的心態、有多少時間保留給你、優先順序為何，以及他們的教育程度如何、如何吸收資訊等等。
下面是完成清晰明瞭溝通的基本程序︰
- 只有在必要時，才發出信箋或公文。
- 每次溝通都應該有明確的目標。
- 選擇最簡單的模式溝通。
- 先做功課，瞭解事實後，再開口溝通。
- 先起草，不分先後大小地將所有想溝通的重點都寫下來。
- 小心地組織你的訊息。
- 草擬書簡，寫成第一校稿。
- 大刀闊斧地刪改，將書簡縮減為一頁。
- 用溝通對象最感親切的語言重寫，務必讓他們瞭解內容。
- 溝通的首要定律︰花三小時思考，花一小時書寫。
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